Giới thiệu

Một trong những khoản chi phí gián tiếp điển hình gây áp lực lên lợi nhuận của các doanh nghiệp sản xuất chính là “chi phí logistics”. Đối với những doanh nghiệp sở hữu nhà máy hoặc văn phòng ở nước ngoài cũng như tại Việt Nam, chi phí vận chuyển quốc tế và tồn kho dư thừa có thể trở thành yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.

Bài viết này sẽ phân tích cách tối ưu chi phí logistics một cách hệ thống, bắt đầu từ cải cách hoạt động mua hàng, dựa trên dữ liệu cập nhật và các ví dụ thực tế. Sau khi đọc xong, bạn sẽ hình dung được một kế hoạch hành động cụ thể có thể triển khai ngay từ ngày mai.

Xu hướng mới nhất trong Logistics toàn cầu và Thị trường Việt Nam

Tính đến cuối tháng 7 năm 2025, Chỉ số container thế giới Drewry ghi nhận mức 2.499 USD cho mỗi container 40 feet, giảm khoảng 60% so với đỉnh điểm năm 2021. Tuy vậy, mức này vẫn cao hơn 15% so với thời điểm trước đại dịch năm 2019 (theo drewry.co.uk).
Tại Việt Nam, chi phí logistics chiếm 16–17% GDP, cao vượt trội so với mức trung bình toàn cầu là 10,6% (theo vietnamnet.vn). Dù Việt Nam có lợi thế về chi phí lao động, việc hạ tầng vận chuyển chưa đồng bộ và quy trình giao vận đa chặng là nguyên nhân chính khiến chi phí vẫn duy trì ở mức cao.

Cơ cấu chi phí Logistics và các thách thức chính

Chi phí logistics trong ngành sản xuất thường được cho là bao gồm chi phí vận chuyển (55%), chi phí lưu kho (18%), chi phí xếp dỡ hàng hóa (15%) và chi phí quản lý (12%) (giá trị tham chiếu nội bộ). Đặc biệt, chi phí vận chuyển và lưu kho bị ảnh hưởng nặng nề bởi điều kiện mua hàng (thiết kế lô hàng và Incoterms). Đơn hàng số lượng lớn làm giảm đơn giá. Tuy nhiên, do chi phí tồn kho và nhà kho tăng lên, tổng chi phí không nhất thiết phải giảm. Ngược lại, các đơn hàng nhỏ lẻ thường xuyên làm tăng đơn giá vận chuyển, điều này cũng dẫn đến chi phí cao hơn.

Trong ngành sản xuất, chi phí logistics thường bao gồm:

• Chi phí vận chuyển: 55%

• Chi phí lưu kho: 18%

• Chi phí bốc xếp: 15%

• Chi phí quản lý: 12%
  (theo dữ liệu benchmark nội bộ)

Đặc biệt, chi phí vận chuyển và lưu kho chịu ảnh hưởng lớn từ điều kiện mua hàng (như thiết kế lô hàng, điều khoản Incoterms). Đặt hàng số lượng lớn có thể giúp giảm giá đơn vị sản phẩm. Tuy nhiên, điều này làm tăng chi phí tồn kho và kho bãi, dẫn đến tổng chi phí chưa chắc giảm. Ngược lại, đặt hàng thường xuyên với số lượng nhỏ khiến đơn giá vận chuyển cao hơn, cuối cùng cũng làm tăng tổng chi phí.

Số hóa hoạt động mua hàng dựa trên dữ liệu (Data-Driven Procurement DX) để minh bạch chi phí

Bước đầu tiên cần thực hiện là nắm rõ hiện trạng. Khi doanh nghiệp tích hợp dữ liệu mua hàng và logistics, sau đó thiết lập các KPI như thời gian phát hành PO, tỷ lệ minh bạch chi tiêu, vòng quay tồn kho,… những lãng phí trong hệ thống sẽ được thể hiện rõ ràng bằng các con số. Theo procurementtactics.com, các doanh nghiệp ứng dụng AI đã ghi nhận giảm trung bình 15% chi phí logistics và giảm 35% mức tồn kho. Bằng cách kết hợp công cụ đo lường tự động như Qasee với bảng điều khiển BI, doanh nghiệp có thể thoát khỏi tình trạng quản lý Excel phụ thuộc vào từng cá nhân, từ đó tăng tốc ra quyết định ở quy mô toàn công ty.

Hợp nhất nhà cung cấp và Tối ưu hóa lô hàng

Việc tối ưu hóa lô đặt hàng, bao gồm MOQ (Minimum Order Quantity: số lượng đặt hàng tối thiểu) và EOQ (Economic Order Quantity: số lượng đặt hàng kinh tế) là con đường ngắn nhất để đồng thời giảm chi phí vận chuyển và chi phí tồn kho. Ví dụ, chỉ cần gộp các linh kiện cùng tuyến giao hàng vào một chuyến hàng gom theo tuần, doanh nghiệp có thể giảm trung bình 12% đơn giá vận chuyển so với gửi nguyên container (FCL). Một trong những khách hàng của chúng tôi đã chuyển các mặt hàng có vòng đời dài từ đặt hàng hàng tháng sang các chuyến hàng gom hàng tuần, qua đó rút ngắn số ngày tồn kho từ 45 ngày xuống còn 25 ngày. Đồng thời, việc hợp nhất nhà cung cấp giúp giảm 30% số lượng đơn đặt hàng, kéo theo giảm đáng kể chi phí quản lý.

Tối ưu hóa Incoterms & Vận tải đa phương thức

Thay đổi điều kiện Incoterms từ EXW sang FOB có thể làm thay đổi phạm vi trách nhiệm logistics và cải thiện dòng tiền. Một số doanh nghiệp đàm phán phí bảo hiểm và phí forwarder theo gói, qua đó cắt giảm 6% tổng chi phí logistics (ship4wd.com). Ngoài ra, kết hợp đường sắt + đường biển trong mô hình vận chuyển đa phương thức (multimodal) cho phép duy trì lead time nhưng giảm 25% lượng phát thải CO₂ — đặc biệt hiệu quả trong giai đoạn chi phí nhiên liệu tăng cao, giúp tối ưu cả chi phí và tác động môi trường.

Tự động hóa nhà kho và IoT tại nhà xưởng

Mô hình RaaS (Robots as a Service) dành cho AGV/AMR đang phát triển mạnh, với chi phí triển khai giảm khoảng 18% so với năm 2023. Nhiều doanh nghiệp đang rút ngắn thời gian hoàn vốn đầu tư xuống còn 12–18 tháng (agv.inovatica.com). Khi kết hợp với máy quét mã vạch hoặc giải pháp IoT quản lý lực siết, doanh nghiệp có thể giảm lỗi thao tác và tăng cường khả năng truy xuất nguồn gốc. Hơn nữa, khi liên thông với WMS (Warehouse Management System), hệ thống robot có thể vận hành tự động cả ngày lẫn đêm, giúp giảm 25% nhân sự tại thời điểm cao tải trong một số nhà máy.

Trường hợp đã hỗ trợ và lộ trình triển khai của OHTA Vietnam

Chúng tôi hợp tác với hơn 50 nhà cung cấp linh kiện và bộ phận siết chặt (fasteners) tại Việt Nam, cung cấp mô hình “mua hàng nội địa tập trung + vận chuyển gom hàng theo tuần”. Một khách hàng là nhà sản xuất thiết bị chính xác của Nhật Bản đã giảm 18% chi phí vận chuyển, rút ngắn 30% thời gian giao hàng, đồng thời cải thiện dòng tiền đáng kể nhờ giảm tồn kho. Lộ trình triển khai gồm 4 bước sau:

Chúng tôi hợp tác với hơn 50 nhà cung cấp linh kiện siết chặt tại Việt Nam để cung cấp mô hình “mua hàng gom tại chỗ + các chuyến hàng gom hàng tuần”. Đối với một nhà sản xuất thiết bị chính xác của Nhật Bản, chúng tôi đã giảm 18% chi phí vận chuyển và 30% thời gian giao hàng, cải thiện đáng kể dòng tiền thông qua hiệu quả giảm hàng tồn kho. Lộ trình triển khai bao gồm bốn bước sau:

1. Đánh giá hiện trạng (As-Is): Thu thập dữ liệu logistics và mua hàng, làm rõ khoảng cách KPI và xác định vấn đề cốt lõi.
2. Thực hiện các biện pháp Quick-Win (3-6 tháng): Điều chỉnh Incoterms, thiết kế lại lô đặt hàng, và vận hành thử chuyến hàng gom theo tuần.
3. Xây dựng cơ sở hạ tầng dữ liệu: Kết nối BI Dashboard với hệ thống IoT, giúp giám sát dữ liệu thời gian thực và ra quyết định dựa trên số liệu.
4. Đầu tư tự động hóa: Triển khai theo giai đoạn theo thứ tự AGV/AMR, WMS và quản lý mã vạch.Thông qua các biện pháp này, chúng tôi đặt mục tiêu giảm tỷ lệ chi phí logistics xuống 3 điểm phần trăm doanh thu trong ba năm.

Tóm lược

• Tối ưu hóa từ khâu mua hàng, đồng thời giảm chi phí vận chuyển và tồn kho.
• Tích hợp dữ liệu và Chuyển đổi số (DX) giúp đẩy nhanh tốc độ ra quyết định và xây dựng một chu trình cải tiến liên tục.
• Cân bằng chi phí và tác động môi trường bằng cách rà soát Incoterms và các phương thức vận tải.
• Tự động hóa nhà kho kết hợp IoT giúp giảm giờ công xếp dỡ hàng hóa và tăng cường khả năng truy xuất nguồn gốc chất lượng.
• Ohta Vietnam đồng hành cùng doanh nghiệp bằng mạng lưới cung ứng nội địa và quy trình quản lý chất lượng kiểu Nhật.