Giới thiệu

Việc mua sắm linh kiện tại khu vực châu Á, bao gồm cả Việt Nam, hấp dẫn ở khả năng xây dựng một chuỗi cung ứng linh hoạt trong khi giảm thiểu tác động của rủi ro tỷ giá và địa chính trị. Tuy nhiên, dù chi phí có được cắt giảm bao nhiêu đi nữa, nếu thời gian giao hàng bị chậm trễ, cơ hội thị trường có thể bị bỏ lỡ và giá trị thương hiệu có thể bị tổn hại. Bài viết này giải thích những lợi ích của việc tăng tốc độ mua hàng và các biện pháp cụ thể để đạt được thời gian giao hàng ngắn. Các từ khóa là “tốc độ mua hàng” và “mua hàng tại Việt Nam”.

Tổng quan về “Tốc độ Mua hàng”

Tốc độ mua hàng là tổng thời gian thực hiện từ khi đặt hàng cho đến khi linh kiện đến nhà máy và được đưa vào dây chuyền sản xuất. Bằng cách phân tích nó thành ba phần: thời gian thực hiện đơn hàng, thời gian vận chuyển, và thời gian thông quan/kiểm tra, có thể hình dung được các quy trình gây tắc nghẽn.

Cải thiện tốc độ mua hàng mang lại ba hiệu quả sau:

• Rút ngắn Thời gian Giao hàng: Cho phép đáp ứng thời gian giao hàng yêu cầu của khách hàng một cách thoải mái.
• Giảm thiểu Tồn kho: Giảm lượng hàng tồn kho an toàn và cải thiện dòng tiền.
• Phản ứng linh hoạt với Biến động Thị trường: Cho phép phản ứng ngay lập tức với sự thay đổi của nhu cầu, ngăn ngừa mất mát cơ hội.

Các yếu tố then chốt để rút ngắn thời gian giao hàng

Tái thiết kế Chuỗi Cung ứng

Lý do khiến hoạt động mua hàng tại Việt Nam ngày càng được chú ý đến nằm ở lợi thế về vị trí gần các trung tâm sản xuất và khả năng cạnh tranh về chi phí. Khi quốc gia sản xuất và quốc gia cung ứng được đặt tại cùng một khu vực hoặc gần kề, thời gian vận chuyển đường biển vốn kéo dài khoảng 14 ngày có thể được rút ngắn xuống chỉ còn khoảng 5 ngày nếu tận dụng vận tải đường bộ hoặc đường hàng không. Bên cạnh đó, việc lựa chọn điều kiện Incoterms như DAP (Delivered at Place – giao hàng tại địa điểm quy định) hoặc DDP (Delivered Duty Paid – giao hàng đã bao gồm thuế và thông quan) và ủy thác thủ tục hải quan cho đơn vị giao nhận tại địa phương còn giúp tiết kiệm thêm từ 1 đến 2 ngày.

Tăng cường khả năng hiển thị nhờ IoT và Số hóa

Để cải thiện tốc độ mua hàng, việc “minh bạch hóa dữ liệu” (visibility) là yếu tố không thể thiếu. Khi gắn thẻ RFID lên ốc vít hoặc các linh kiện siết chặt, hệ thống quét tự động tại kho sẽ cập nhật số lượng tồn và vị trí hàng hóa lên nền tảng đám mây theo thời gian thực. Tại Ohta Vietnam, sự kết hợp giữa tủ lưu trữ tích hợp cảm biến IoT và hệ thống quản lý sản xuất đã giúp doanh nghiệp tự động phát sinh đơn đặt hàng dựa trên biến động nhu cầu. Nhờ đó, thời gian lead time mua hàng được rút ngắn trung bình 18%.

Tích hợp Hệ thống Đảm bảo Chất lượng và Kiểm tra cấp một

Sự cố về chất lượng là yếu tố lớn nhất gây ra sự chậm trễ trong giao hàng. Bằng cách hoàn thành việc kiểm tra sơ bộ tại địa phương, bạn có thể ngăn chặn việc vận chuyển lại và gia công lại khi có lỗi xảy ra. Tại dây chuyền kiểm tra tự động bằng robot có khớp nối do Ohta cung cấp, chúng tôi thực hiện kiểm tra tự động 100% đối với các lỗi ren và dung sai kích thước, cấp báo cáo PPAP trong cùng một ngày. Tỷ lệ khiếu nại sau khi giao hàng được duy trì ở mức 0.01% hoặc thấp hơn.

Công thức Tính toán Thời gian Thực hiện Mua hàng và Các công cụ Cải tiến

Số ngày tồn kho an toàn được tính như sau:

(Nhu cầu tối đa × Thời gian thực hiện tối đa) – (Nhu cầu trung bình × Thời gian thực hiện trung bình)

Nếu LT (Thời gian thực hiện) có thể được rút ngắn 3 ngày, lượng hàng tồn kho an toàn về mặt lý thuyết có thể được giảm đi một lượng tương đương 3 ngày. Cũng có những trường hợp sử dụng biểu đồ Gantt và Sơ đồ Chuỗi giá trị (VSM) cùng nhau đã xác định được thời gian chờ đợi giữa các quy trình một cách trực quan, dẫn đến việc giảm 25% thời gian lãng phí.

Ứng dụng thực tế: Các bước để đạt được kết quả trong việc mua hàng tại Việt Nam

Đánh giá Nhà cung cấp và Xây dựng Quan hệ Đối tác

Có khoảng 2.000 nhà sản xuất gia công cơ khí và linh kiện siết chặt tại Việt Nam. Khi lựa chọn, việc so sánh dựa trên QCDT: Chất lượng (Quality), Chi phí (Cost), Giao hàng (Delivery), và Năng lực đề xuất kỹ thuật (Technical) là rất hiệu quả. Ngoài ra, việc tiến hành kiểm toán tại chỗ hai lần một năm để kiểm tra chỉ số năng lực quá trình (Cpk) và tình trạng 5S, và chia sẻ các yêu cầu cải tiến, sẽ tăng tốc độ hợp tác.

Mô hình Mua sắm Ốc vít cho Sản xuất Đa dạng, Số lượng ít

Trong sản xuất đa dạng, số lượng ít, sự đánh đổi giữa MOQ (Số lượng đặt hàng tối thiểu) và thời gian thực hiện là một thách thức. Giải pháp Ốc vít của Ohta tiêu chuẩn hóa hơn 90% linh kiện bằng cách phân nhóm các vật liệu và kích thước chung. Bằng cách chỉ sản xuất theo yêu cầu 10% còn lại trong các chu kỳ ngắn, chúng tôi đã giảm thời gian thực hiện trung bình 60% (từ 4 tuần xuống 1.5 tuần) so với các phương pháp thông thường, đồng thời giảm giá trị tồn kho 30%.

Chiến lược Cân bằng giữa Chi phí và Tốc độ

Cải thiện tốc độ mua hàng có thể dẫn đến tăng chi phí vận chuyển và chi phí đặt hàng khẩn cấp. Bằng cách cố định chi phí với các hợp đồng kỳ hạn và hợp đồng giá dài hạn, và áp dụng một mô hình vận chuyển kết hợp giữa vận chuyển thường xuyên và dịch vụ chuyển phát nhanh, có thể rút ngắn thời gian thực hiện 50% với mức tăng chi phí vận chuyển trung bình là 10%. Hơn nữa, bằng cách tận dụng các ưu đãi thuế của chính phủ Việt Nam (thuế suất 0% cho doanh nghiệp chế xuất), tổng chi phí mua hàng tăng thêm, bao gồm cả phí vận chuyển bổ sung, có thể được bù đắp.

Tổng kết

• Cải thiện tốc độ mua hàng mang lại ba lợi ích chính là rút ngắn thời gian giao hàng, giảm thiểu tồn kho và ngăn ngừa mất mát cơ hội.
• Mua hàng tại Việt Nam là cơ hội để tái thiết kế chuỗi cung ứng bằng cách tận dụng lợi thế địa lý và khả năng cạnh tranh về chi phí.
• Có những nghiên cứu điển hình về việc giảm thời gian thực hiện trung bình 25-60% thông qua hình dung hóa IoT, nội bộ hóa việc kiểm tra sơ bộ và loại bỏ lãng phí bằng VSM.
• Chìa khóa thành công là có các chỉ số hiệu suất chính (KPI) chung với các nhà cung cấp. Tăng cường quan hệ đối tác thông qua đánh giá QCDT và kiểm toán định kỳ.

Bước tiếp theo, hãy bắt đầu bằng cách phân tích thời gian thực hiện hiện tại của công ty bạn và xác định một cách định lượng các yếu tố tốn nhiều thời gian nhất. Một khi tiềm năng cải tiến được hình dung hóa, bạn sẽ có thể chọn các biện pháp tối ưu để cải thiện tốc độ mua hàng.